Во избежание недоразумений, обратите внимание на то, что предварительный расчет стоимости Вашего переезда в Израиле производится исходя из предполагаемого объема имущества, количества часов работы сотрудников, времени использования транспортного средства, а также предположительных затрат упаковочного материала. Из этих данных складывается ориентировочная стоимость планируемой перевозки, которая может существенно отличаться от фактической цены на Ваш переезд, определяемой только после его окончания. Более подробно обсудить все существенные условия предстоящего переезда и получить квалифицированную консультацию при личной встрече с Вашим персональным менеджером. Благодарю Вас за понимание. С искренним уважением, Роман Кац генеральный директор компании
Сейчас на рынке множество компаний предлагают услугу перевозки Израиль «под ключ» – заберем ваши вещи со старого места, бережно упакуем, трезвые грузчики все аккуратно поместят в машину и на новом месте также аккуратно распакуют и расставят по своим местам – садись, работай!
На деле все происходит иначе. Множество вопросов такие компании не в состоянии решить, и стоит задуматься о них самостоятельно.
Совет
Поручите руководителям структурных подразделений спланировать размещение рабочих мест и мебели в новом помещении.
Это позволит более экономно организовать офисное пространство, а также избежать споров, кому, где сесть и как поставить свой стол.
Планировка, возможно, еще не раз изменится, но затраченные усилия сторицей окупятся на новом месте, где мебель быстро и организованно встанет на свои места.
Можно с уверенностью сказать, что ни в одном сложившемся коллективе нет специалиста по организации переезда.
Такой должности вообще нет. Хорошо, если у вас есть административно-хозяйственный отдел, работники которого привыкли иметь дело со шкафами, стульями, коробками и упаковкой-распаковкой вещей.
Они окажутся ценными советчиками в вашем сложном деле.
А что если такого отдела нет?
Организационные моменты могут лечь на плечи секретаря и даже менеджера по персоналу.
В любом случае HR-у стоит быть включенным в процесс, взаимодействовать с сотрудниками в ключевых вопросах при переезде, а также предложить кандидатуры тех членов коллектива, которые по своим личным качествам и профессиональному опыту могли бы подойти на позицию «дирижера» мероприятия.
Перед тем как выдвигаться на новое место, вы должны быть уверены в том, что есть нужное количество телефонных номеров, розетки рядом с рабочими местами, интернет готов распахнуть свои необъятные просторы для всего штата сотрудников и электронная почта будет работать как часы.
Если собственного IT-отдела в компании нет, перенос телефонных номеров и организацию доступа в интернет можно поручить стороннему подрядчику, четко обозначив зону его ответственности и результат, который нужно получить на выходе. Мы осуществляем перевозки hi-tech компаний.
Упаковка и транспортировка
Вам понадобятся коробки, скотч, малярная лента, пленка с воздушными пузырьками, черные маркеры и стрейч-пленка. Остальное по вкусу.
Каждый сотрудник вполне в состоянии освободить от документов свой шкаф и рабочий стол, параллельно выбросив ненужное.
Если вы доверите эту работу сотрудникам фирмы-перевозчика, то рискуете получить полнейший беспорядок.
Они перевезут вам весь мусор, который вы могли благополучно оставить на старом месте. Ненужным окажется и то, что после переезда не будет распаковано еще год.
Совет
Запаситесь заранее нужным количеством коробок. Самая большая коробка должна быть такой, чтобы в ней поместился ваш ксерокс, а самая маленькая – размером с коробку от офисной бумаги формата А4.
Коробки меньшего и большего размеров окажутся совершенно бесполезными, так как огромные ящики при максимальном заполнении окажутся неподъемными, а маленькие – нефункциональными.
Задача сотрудников компании-перевозчика в Израиле – разобрать мебель, упаковать оргтехнику, погрузить все машину. Затем то же самое в обратном порядке.
Не жалейте времени на сборку-разборку мебели. В собранном состоянии она занимает огромные объемы пространства, и вам придется нанимать в 2–3 раза больше автотранспорта для перевозки.
За процессом упаковки, транспортировки и сборки нужно следить, иначе после перевозки могут появиться трещины и царапины там, где им вовсе быть не следует.
Упаковку всего хозяйства и разборку мебели лучше организовать в четверг – с утра пораньше. Возможно, придется задержаться, но все будет готово к перевозке в лучшем виде.
Саму перевозку и расстановку вполне можно организовать в выходные дни. Воскресенье уйдет на распаковку и наладку оборудования, а с понедельника весь офис заработает в прежнем ритме.
Всегда хорошо, когда в штате компании есть пара крепких ребят. Если надо – горы свернут. Но не взваливайте на них всю работу по погрузке-разгрузке. Дайте грузчикам компании-перевозчика продемонстрировать мастер-класс.
А чтобы они не ломали головы, как спустить сейф с восьмого этажа и поднять его в грузовик, предложите представителю компании-перевозчика за неделю осмотреть все возможные пути к выносу вещей и мебели и место парковки грузового транспорта.
После переезда
Постарайтесь как можно быстрее наладить сложившиеся коммуникации между сотрудниками. Чем быстрее они включатся в работу, тем меньше будет высказано претензий по переезду в адрес руководства.
Ничего не должно напоминать о происшедшем переселении! Сразу соберите и расставьте всю мебель, а упаковку утилизируйте.
В первый день работы поместите на доску объявлений и раздайте всем новый телефонно-должностной справочник, схему кабинетов внутри офиса, объясните, как звонить в офис из города, и опишите инфраструктуру в зоне пешеходной доступности – кафе, ресторан, аптека, банк, магазин продуктов и т. д.
Совет
После того как все вещи упакованы, на коробки и мебель наклеены этикетки с названиями отделов и фамилиями владельцев, посчитайте количество мест и составьте их список. В новом помещении вам проще будет найти все свои вещи и ничего не забыть.
Чтобы новый адрес компании не остался загадкой для большинства клиентов и партнеров, сотрудники должны передать его всем своим контрагентам и внести новые координаты в подпись электронных писем. Повесьте баннер с аналогичной информацией на главной странице вашего сайта (примерно на полгода).
Следует помнить, что немалый процент корреспонденции и курьерских рассылок все равно будет приходить по старому адресу в течение нескольких месяцев, а то и целого года.
Арендуйте абонентский ящик в почтовом отделении, в который будут перенаправляться все поступающие по прежнему адресу письма. В старом офисе оставьте пачку информационных листовок с адресом и схемой проезда.
Итак, при организации переезда постарайтесь заранее все продумать и спланировать, а затем четко следовать намеченной схеме.
Воспользовавшись нашими советами, вы сможете избежать многих непредвиденных ситуаций, как по команде переехать в другой офис и быстро наладить работу на новом месте.
